Die Art Ihrer Veranstaltung, deren Dauer und die anzusprechende Zielgruppe bestimmen den Einladungs-Zeitpunkt. Als Grundregel gilt: Für eine Veranstaltung von 1-2 Tagen sind 6 Wochen vor dem Termin nicht zur früh, aber auch noch nicht zu spät. Gemeint ist der Zeitpunkt für das Eintreffen Ihres Mailings bei der Zielgruppe.
Von dieser Grundregel weichen Sie bei der Zielgruppe ab:
Oberes Management, Geschäftsführer und Firmen-Inhaber laden Sie mindestens 8 Wochen vor dem Termin ein. Für die Mitarbeiter ohne leitende Funktion genügen auch noch 4-5 Wochen.
Erklärung: Je höher die Position, desto langfristiger ist der Termin-Kalender ausgebucht. Hier sind auch „Save the Date“ Enlandungen bis zu einem Jahr vor der Veranstaltung sinnvoll.
Für eine 1 x jährlich stattfindende nationale 3-tägige Veranstaltung beginnen Sie spätestens 12 Wochen davor mit der ersten Einladung. Sie können dann etwa 8 Wochen und 4 Wochen vor dem Termin die Nicht-Reagierer wiederholt einladen. Und wenn Sie alle 2 Monate eine Tages-Veranstaltung zum selben Thema anbieten, dann nennen Sie im ersten Einladungs-Mailing im Januar nicht sofort alle Termine des Jahres.
Sie gewinnen sonst für die erste Veranstaltung zu wenig Teilnehmer. Wer nur 2 Termine im ersten Mailing anbietet, erhält mehr Buchungen zum Start-Seminar.
Kommunizieren Sie ihre Termine nicht nur per „Einladung“ sondern auch über alle weiteren Medien wie Newsletter oder Regel-Kommunikation. Eine regelmäßige Ansprache über unterscheidliche Touch points haben sich als sehr erfolgreich erwiesen.
Kurz gesagt: Der Zeitpunkt richtet sich nach der Zielgruppe (nach deren Termin-Planer). Wenn Ihr Kunde seinen Nutzen / Vorteil bei der Teilnahme sofort erkennt, erhöhen Sie zusätzlich Ihre Respons.
Ihr
Klaus Guckler
