Der Empfänger-Name ist ein besonderer Verstärker. Er macht den 1-zu-1 Dialog besonders deutlich. So lässt sich besonders im Adressfeld der Antwortkarte oder des Rückkuverts dieser Verstärker hervorragend einbauen. Denn genau hier stellt der Leser die unausgesprochene Frage: ,,Wer bearbeitet meine Anfrage?“ Geben Sie ihm eine Antwort. Die einfachste Form ist die Formulierung ,,z. Hd. Herrn oder Frau ABC“. Sie steht anstelle einer Abteilung.
Dieser Name muss nicht identisch sein mit dem Briefschreiber, aber er kann sein. Überlegen Sie, ob der Empfänger dem Briefschreiber zutraut, die Antworten selbst zu bearbeiten. In diesem Falle setzen Sie ihn ein. Falls nicht, nennen Sie den zuständigen Mitarbeiter. Informieren Sie diesen rechtzeitig. Sobald die Mailings unterwegs sind, müssen Sie auch mit telefonischen Kontakten rechnen. Die Anrufer benutzen dabei oft die Antwortkarte als Telefon-Hilfe.
Bauen Sie den Hinweis auf die Bezugsperson auch in den Brief ein. Kurzum, überall dort, wo Sie zu einer Reaktion auffordern, nennen Sie Name des Sachbearbeiters oder Gesprächspartners. Und im Prospekt zeigen Sie gelegentlich Ihre Kollegen auch per Bild. Das ist eine visuelle Antwort auf die Leser Frage ,,Wer ist für mich persönlich zuständig?“
Kurz gesagt: Nennen Sie immer Ihrem Kunden bzw. Empfänger den zuständigen Gesprächspartner oder Sachbearbeiter. Kurz vor der Reaktion schaut sich der Reagierer noch einmal Ihre Adresse an. Der Name eines Gesprächspartners in Ihrer Firmenadresse aktiviert ihn mehr als nur eine XYZ GmbH & Co., und schafft zusätzlich vertrauen.
Ihr
Klaus Guckler