Eine Gruß-Formel ist eine bestimmte, gängige Formulierung, die verwendet wird, um jemanden zu grüßen oder zu verabschieden. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der sozialen Etikette und hilft dabei, respektvolle und freundliche Interaktionen zu fördern. So ist die korrekte persönliche Anrede ein Erfolgs-Faktor, genau wie der letzte Satz in einem Mailing.
Vom Schluss hängt der letzte Eindruck ab, den wir auf unseren Leser machen. Der Brief führt einen Dialog mit dem Leser, indem er im Brieftext Antworten auf die Fragen des Lesers gibt. Machen Sie es wie ein guter Sänger oder erfolgreicher Zauberkünstler, heben Sie sich das Beste für den Schluss auf. Selbstverständlich ist die korrekte Rechtschreibung nicht nur ein Gebot der Höflichkeit, sondern auch der erste Beweis, dass Sie professionell korrespondieren können.
Die standardmäßige Gruß-Formel
Sie können nach Belieben variieren, zum Beispiel:
- Mit freundlichen Grüßen
- Freundliche Grüße
- verbleibe mit freundlichem Gruß
- Freundliche Grüße nach Berlin
- Freundliche Grüße aus Hofheim
- Freundliche Grüße in das schöne Allgäu
- Mit besten Empfehlungen / Mit bester Empfehlung
- Mit besten Grüßen
- …
Je individueller die Gruß-Formel, desto authentischer und weniger floskelhaft wirkt der Gruß. Umso besser sollten Sie aber den Empfänger kennen! Sie haben die Möglichkeit div. Bezüge in Ihren Gruß zu integrieren:
- Bezug zum Ort
- Bezug zum Tag
- Bezug zu Jahreszeiten oder Wetter
- Bezug zu Anlässen
- Bezug zu baldigem Treffen
- Alternative ohne Gruß
- …
Eine originelle Abwechslung ist eine Verabschiedung ohne das Wort „Grüße“. Trotzdem können Sie dabei förmlich und höflich klingen.
- Einen Wochenstart wünscht
- Haben Sie ein erholsames Wochenende!
- Weiterhin alles Gute!
- Mit einem großen Dankeschön
- Noch eine tolle Woche!
- Genieß‘ den restlichen Tag!
- Mit guter Laune
- …
Die weniger förmliche Gruß-Formel
Die Standard-Gruß-Formel wird zunehmend durch weniger förmliche Varianten ersetzt.
- Beste Grüße / Viele Grüße / Liebe Grüße / Herzliche Grüße
- Ich bin gespannt, von Ihnen zu hören,
- freue mich, wenn
- Ich grüße Sie und wünsche Ihnen ein schönes Wochenende
- Ich grüße Sie und wünsche Ihnen eine erfolgreiche Woche
- Es grüßt Sie freundlich
- Beste Grüße und ein schönes Wochenende
- Liebe Grüße aus dem sonnigen Hofheim
- Bis demnächst
- Mit dankenden Grüßen
- Einen guten Tag noch, bis bald
- Mit erwartungsvollen Grüßen
- …
Die kombinierte Gruß-Formel mit Handlungs-Aufforderung
Das Mailing hat immer das Ziel, eine Reaktion hervorzubringen.
Daher ist eine Kombination aus Gruß-Formel und Handlungs-Aufforderung (AIDA-Formel) besonders ratsam. Mehr zu AIDA unter: https://sv-dialogmethode.de/aida-formel-action/
Tests haben gezeigt, wenn Sie Ihrem Leser klare Aufforderungen geben, diese sie auch umsetzen. Hintergrund: Damit fühlen sich Leser sicher, das auch zu bekommen, was Sie ihnen als Vorteil/ Nutzen versprochen haben. Somit leiten Sie mit einem aktiveren Schlusssatz die gewünschte Reaktion ein. Beispiele hierfür:
- Wenn Sie mehr erfahren wollen, tragen Sie sich unverbindlich für unseren Newsletter ein und erfahren Sie sofort, wenn ein neuer Beitrag erscheint. Ihr
- Beste Grüße aus der Luisenstraße 12 und ich freue mich Sie persönlich in unserem Laden zu begrüßen. Ihr
- Unter 01234 erfahren Sie mehr, mit freundlichen Grüßen
- Jetzt mehr erfahren unter sv-d.de, noch schneller geht es unter 01234, Ihr
- Bis zum xy-Datum habe ich das Angebot für Sie reserviert. Rufen Sie an, wenn Sie eine längere Reservierung wünschen, mit den besten Grüßen
- Ich freue mich auf unser Gespräch und sende
- …
Auch auf die richtige Position kommt es an
Für die Grußformel ist in der DIN 5008 folgendes festgelegt:
✓ Zwischen Fließtext und Grußformel gehört eine Leerzeile
✓ Nach der Grußformel folgen 3 Leerzeilen und dann die (handschriftliche) Unterschrift
✓ Ein häufiger Fehler bei der Gruß-Formel: Nach der Gruß-Formel folgt kein Komma!
✓ Die Unterschrift ist von der Gruß-Formel immer durch einen Absatz getrennt
Wichtig: Den Gruß können Sie auf mehrere Zeilen verteilen.
Wichtig: Ein Absatz vor und nach der Grußformel.
5 Regeln für Gruß-Formeln
Bei der Gruß-Formel gibt es ein paar generelle Regeln, die Sie unbedingt beachten sollten:
- Anlassbezogen
Die Grußformel muss zum Absender und Anlass passen. Ein offizieller Brief braucht auch eine formelle Schlussformel. - Kommunikations-Stil
Anrede und Grußformel sollten im Stil zueinander passen. Wer sich für eine förmliche Anrede („Sehr geehrte Frau / Herr …“) entscheidet, sollte die Grußformel entsprechend wählen. - Unternehmenskultur
Bei offiziellen Schreiben sollten Sie nach außen einheitlich kommunizieren. Bei einigen Unternehmen ist das Duzen Teil der Kultur. Wählen Sie die Grußformel entsprechend. - Variationen bei regelmäßigem Schriftwechsel (Beispiel: E-Mail)
Schreiben Sie mehrere E-Mails hin und her, sollten Sie die Grußformel variieren. So wirkt sie weniger floskelhaft. - Keine Smileys
Smileys und Emojis haben in Geschäftsmails nichts verloren! In der Grußformel sind sie generell tabu.
Gruß-Formel und Unterschrift: Eine starke Fixation:
Die Unterschrift ist eine starke Fixation. Sie wissen, dass auch das Umfeld einer Fixation gesehen wird und somit in das Betrachtungsfeld des Lesers fällt.
Die Unterschrift ist ein wichtiger visueller Bestandteil des Briefes. Sie sollte in blauer Farbe gedruckt oder persönlich unterschrieben sein, (so nah wie möglich am Original). Eingescannte und qualitativ schlecht gedruckte Unterschriften in schwarzer Farbe machen daher keinen guten Eindruck und lassen auf Massendruck und geringe Wertigkeit schließen.
Was nimmt der Empfänger bei einer blauen Unterschrift wahr?
Persönlich: Den Brief hat jemand persönlich unterschrieben.
Wertschätzung: Bei persönlich unterschriebenen Briefen nimmt der Leser dies als Wertschätzung wahr. Da sich der Verfasser sich „viel“ Zeit genommen hat.
Identifikation: Kernaufgabe der Unterschrift. „Wer schreibt hier?“ Erkennen und zuordnen, abgleichen mit Erfahrungen des Absenders.
Glaubwürdigkeit: „Das kann ich nicht lesen! Das glaube ich nicht.“
D.h. wenn die Unterschriften unleserlich sind, ist das immer ein Filter. Da der darunter stehende Name immer mit der Unterschrift abgeglichen wird und wenn es keine bzw. wenig Übereinstimmung gibt, kann die „Glaubwürdigkeit“ des Schreibers in Frage gestellt werden.
Was Sie nicht machen sollten
Der Zusatz »Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist auch ohne Unterschrift gültig« ist eine SEHR unpersönliche Möglichkeit, die überwiegend im elektronischen Schriftverkehr genutzt wird und keinerlei Bezug zwischen Verfasser und Empfänger herstellt. Das hat meiner Meinung nach nichts in der Dialog-Welt zu suchen.
Kurz gesagt:
Nutzen Sie die für Sie beste / erfolgreichste Kombination von Aufforderung und Gruß-Formel. Die Sie und Ihr Unternehmen näher an Ihren Kunden bringt und vor allem glaubwürdig ist. Da Sie es ja mit den freundlichen Grüßen ernst meinen.
Vielen Dank für Ihr Interesse
ich freu mich über Ihre Rückmeldungen zu diesem und anderen Beiträgen
Ihr
Klaus Guckler